אוגוסט 2009
גיליה משולם, יועצת ארגונית
לא פעם כשאני שואלת עובדים בארגונים בהם אני עובדת, מהי הגדרת התפקיד של עובד זה או אחר, אני נתקלת בהרמת כתף, בנענוע ראש ובחצי חיוך, רוצה לומר...לא יודע/ת, לא ברור, לא הוגדר.
במקרים אחרים אני מקבלת תשובה המגדירה לא כלום : "אני כלבויניק".
תמו ימי הקיבוץ בו שימשה המילה כלבויניק ולימים שימש, כן, לא פחות מאשר פח הזבל המונח על השולחן בחדר האוכל. חישבו שוב טוב, אם כמנהלים אתם אומרים לאחד מן העובדים שלכם כי עליו להיות "כלבויניק"...במילים אחרות הוא פח הזבל המשרדי שעשוי לקלוט את כל העבודות ה"שחורות" שאף אחד לא שמח לעשות.
עובד, בכל תפקיד ובכל מעמד צריך לגבש את זהותו בארגון. גיבוש הזהות נעשה על ידי הגדרת תפקיד.
הגדרת תפקיד לעובד מקנה לו , לחבריו לעבודה, ללקוחות מקום המגדיר את הגבולות בשני אופנים:
1. כלפי חוץ - כלפי לקוחות, ספקים וכד'. לקוחות חיצוניים לארגון יתייחסו באופן שונה אל עובד אשר יציג עצמו כבעל תפקיד, אשר תואם את יכולתו וכישוריו כמובן, מאשר אל עובד שיגדיר עצמו "כלבויניק" / "עובד כללי" / "סתם עובד" ושאר כינויים דומים. הכבוד שלקוחות רוחשים לבעלי תפקידים מוגדרים גזור מעצם הגדרת התפקיד. לכן, לא פעם אנו שומעים לקוח המבקש לדבר עם המנהל. כי מנהל בתפיסתם הוא בהכרח בעל סמכויות רחבות יותר, לעיתים בעל השכלה רחבה יותר, ייתכן שגם ותיק יותר במערכת, ואם אנו רוצים להציג ארגון בעל היררכיה אשר עובדיו יודעים את זהותם בארגון, אנו חייבים להגדיר את התפקיד במדוייק. כן, כותרת התפקיד משליכה על התנהלותו של העובד ומקרינה על פעילותו כלפי חוץ.
2. כלפי פנים - כלפי יתר העובדים והמנהלים בארגון. עובד שיוגדר לו תפקיד, מטבע הדברים יוגדרו סמכויותיו, תחומי פעילותו, גבולות התפקיד, מקומו בארגון. כל אלה יקנו לעובד מקום של זכות במארג הארגוני. ניתן לחסוך מעובד חדש את ההתחככויות של תפיסת מקום, קבלתו כבעל סמכויות בתחומים עליהם הוא אמון, קבלתו כבעל מקצוע שנכנס לארגון בגלל יכולותיו וכישוריו, ולפנות לו את הדרך לפעול למען התפקיד שאליו מונה.
הגדרת תפקיד לעובד, בכל דרגה שהיא בארגון, מציבה גבולות בהם הוא יכול לנוע.
מומלץ לאפשר לעובד לנוע בתוך הגבולות הללו מתוך רחישת כבוד לכישוריו ולידע המקצועי אותו הוא מביא לתפקיד, יחד עם זאת להשאיר לו "ספייס", מרחב פעילות בו יבואו לידי ביטוי יכולותיו אשר בגללן נבחר לתפקיד.
כך, גם קולגות בתפקידים שונים בארגון ירחשו כבוד לעובד ויוכלו ליהנות מתפקודו.
במקרים רבים אי הגדרת תפקיד גורמת לכאוס, למקרים בהם הטיפול נופל בין הכסאות, משום שניתן לשמוע עובדים הטוענים שלא הוגדר להם שהם אחראיים על נושא זה או אחר, שהם לא ידעו כי עליהם לטפל בנושא מסוים וכד'.
תועלות נוספות שניתן למצוא בהגדרת תפקיד יהיו גם בטווח הארוך, כאשר עובד ינוע בין תפקידים בארגון. עובד המצטרף לארגון לתפקיד מסוים, יכול להתקדם, "לראות אופק", לתפקידים אחרים, שמן הסתם יהיו ממוצבים בהיררכיה הארגונית גבוהים יותר.
להחלפת תפקיד בארגון יש משמעות נוספת, כאשר עובד מוערך מקודם לתפקיד אחר בארגון, כל זאת בתנאי שהתפקידים כמובן מוגדרים וידועים.
עובד הממלא מספר תפקידים בארגון במהלך שנות עבודתו, עשוי לתרום משמעותית יותר משום היכרותו את המערכת, משום היכולת שלו לתמרן בין הגבולות המוכרים לו מעברם השני, בעת שתיפקד בתפקידים אחרים.
לסיכום, הגדרת תפקיד עונה על תיאום הציפיות של הארגון מהעובד ושל העובד מהארגון.
